Bürokommunikation

Gegen die Macht der Digitalkonzerne – Alternative Software und Dienste – Teil 3

In Deutschland versteht man unter Bürokommunikation die Gesamtheit aller Kommunikationsprozesse und  -mittel, die in einem Büro oder einer Verwaltungsumgebung eingesetzt werden, um den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und externen Partnern zu erleichtern.

Vor allem beim Erstellen und Verwalten von Inhalten spielen die sogenannten „Office-Anwendungen“ eine zentrale Rolle. Sie werden, egal ob als lokal zu installierende Anwendung oder als Dienst im Internet, in der Regel „im Paket“ angeboten und besteht in der Regel aus Anwendungen für …

• Textverarbeitung
• Tabellenkalkulation
• Präsentationsgrafik

Einige Produkte verfügen auch über Anwendungen / Funktionen für …

• Datenbankverwaltung
• Grafik / Zeichnen / Bildbearbeitung
• Online-Zusammenarbeit
• Projektmanagement
• Videokonferenzen
• Kommunikation / Kalender-/Terminverwaltung / Aufgabenverwaltung / Adressverwaltung; diese werden auch als Personal Information Manager – PIM bezeichnet.

Werden diese Dienstleistungen online angeboten, werden sie oft als „Groupware“ (Gruppen-Software) oder „Collaboration Suite“ (Internet-Kollaborationssoftware) bezeichnet (lesen Sie dazu unten mehr).

Daten- und Dokumentformate

Daten- und Dokumentformate bestimmen, wie Inhalte gespeichert, verarbeitet und ausgetauscht werden. Gerade im Büroalltag sind sie entscheidend, da sie die Kompatibilität zwischen verschiedenen Programmen und Geräten beeinflussen. Gleichzeitig haben sie auch eine Auswirkung auf die Sicherheit, da bestimmte Formate anfälliger für Schadsoftware sein können als andere.

• Datenformate (Oberbegriff) bezeichnen generell die Struktur, in der Informationen gespeichert werden – egal ob Text, Bild, Audio oder anderes. Ein Datenformat definiert also die Regeln, wie Bits und Bytes angeordnet sind.
• Dokumentformate sind eine Untergruppe der Datenformate: Sie spezialisieren sich auf Formate für Textdokumente, Präsentationen, Tabellen usw. Typische Beispiele: .docx, .odt, .pdf.

Dokumentenformate wie .docx oder .rtf sind nicht nur technische Standards, sondern beeinflussen auch die Langzeitarchivierung, den Datenaustausch und den Zugriff auf Inhalte unabhängig von der genutzten Software.

Das Open Document Format (ODF)

Das Open Document Format (ODF) ist ein offener, internationaler Standard zur Speicherung von Textdokumenten, Tabellen, Präsentationen und weiteren Office-Dateien. ODF wurde ursprünglich für OpenOffice.org entwickelt und wird heute unter anderem von LibreOffice, Apache OpenOffice und weiteren Programmen unterstützt.

Die wichtigsten Dateiendungen im ODF-Standard sind:

• .odt – für Textdokumente (vergleichbar mit .docx)
• .ods – für Tabellenkalkulationen (vergleichbar mit .xlsx)
• .odp – für Präsentationen (vergleichbar mit .pptx)
• .odg – für Grafiken und Zeichnungen

ODF setzt auf eine offene, XML-basierte Struktur. Dies ermöglicht Transparenz bei der Datenspeicherung, langfristige Lesbarkeit sowie eine bessere Kompatibilität zwischen verschiedenen Programmen, ohne von einzelnen Herstellern abhängig zu sein.

Auch Microsoft Office unterstützt das Open Document Format: Seit Office 2007 SP2 können Word, Excel und PowerPoint ODF-Dateien öffnen und speichern. Die Standardeinstellung bleibt jedoch Office Open XML (.docx, .xlsx, .pptx). In den Programmeinstellungen lässt sich aber festlegen, dass standardmäßig im ODF-Format gespeichert wird.

Bei komplexen Dokumenten, insbesondere mit erweiterten Formatierungen, Makros oder eingebetteten Objekten, kann es beim Dateiaustausch zwischen ODF und Microsoft Office dennoch zu Funktionseinschränkungen (etwa mit erweiterten Formatierungen, Makros oder eingebetteten Objekten) kommen. Für einfache Dokumente ist der Austausch jedoch weitgehend problemlos möglich.

Überblick über wichtige Office-Formate

Hinweise zu Sicherheit und Kompatibilität

Sicherheit: Binäre Formate wie .doc oder .xls können leicht Makros enthalten, die Schadsoftware einschleusen. Neuere Formate wie .docx oder .xlsx reduzieren das Risiko durch Trennung von Daten und Makros, sind aber nicht völlig immun. Offene Formate wie .odt sind seltener Ziel von Angriffen.

Kompatibilität: Microsoft-Formate (.docx, .xlsx) sind de facto Standards im Bürobereich. Offene Formate (.odt, .ods) werden von immer mehr Programmen unterstützt, können aber bei komplexen Dokumenten leichte Formatierungsfehler verursachen.

Bearbeitungsmöglichkeiten von PDF-Dokumenten

PDF-Dokumente sind grundsätzlich für die unveränderliche Darstellung von Inhalten gedacht. Dennoch gibt es Möglichkeiten zur nachträglichen Bearbeitung, die je nach Ausgangsdatei variieren:

• Textänderungen: Möglich bei nicht geschützten PDFs z. B. mit LibreOffice Draw oder mit speziellen Programmen (z.B. Adobe Acrobat, PDF-XChange Editor).
• Kommentieren und Anmerkungen: Fast immer möglich, auch mit kostenlosen Programmen oder Browsern.
• Formularbearbeitung: Nur möglich, wenn das PDF entsprechende Formularfelder enthält.
• Einschränkungen: Gesperrte oder verschlüsselte PDFs benötigen ein Passwort oder spezielle Tools zur Bearbeitung.

Viele Office-Programme bieten inzwischen einfache Funktionen zum Export und bedingt zur Bearbeitung von PDF-Dateien.

Rich Text Format (RTF) in E-Mails

In E-Mail-Anwendungen kann neben einfachem Text und HTML auch Rich Text Format (RTF) genutzt werden. RTF erlaubt Textformatierungen und einfache Einbettungen, es gibt jedoch Vorbehalte hinsichtlich der Sicherheit:

• Makro-Unterstützung: Eigentlich nicht vorgesehen, jedoch können speziell präparierte RTF-Dateien Exploits enthalten.
• Missbrauchspotential: In älteren Versionen von Microsoft Outlook sind Exploits über die Vorschau von RTF-Mails bekannt geworden.
• Empfohlene Nutzung: Aus Sicherheitsgründen sollte der Empfang und Versand von E-Mails bevorzugt im Nur-Text-Format erfolgen.
• Vergleich: RTF ist sicherer als HTML, aber unsicherer als reiner Text.

Kompatibilität von Microsoft Office mit Alternativen und Nutzung des Funktionsumfangs

Viele Anwenderinnen und Anwender schöpfen die umfassenden Möglichkeiten von Microsoft Office nur zu einem sehr geringen Teil aus. Immer wieder wird behauptet, dass etwa 95 % der Nutzer lediglich 5 % der verfügbaren Funktionen tatsächlich verwenden (eine verläßliche Quellenangabe gibt es jedoch nicht). Gleichwohl zeigt die Alltagserfahrung, dass die Mehrheit der Nutzenden grundlegende Funktionen wie einfache Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationserstellung benötigt und auf spezialisierte, komplexe Funktionen verzichtet.

Dies wird auch dadurch unterstrichen, dass Microsoft seine Office-Produkte mittlerweile in abgespeckten Versionen für die Online-Nutzung (Office Online) und für mobile Endgeräte anbietet. Diese reduzierten Varianten stellen nur einen Teil des Funktionsumfangs bereit, decken jedoch die Anforderungen vieler typischer Büroanwendungen bereits ab. Funktionen wie grundlegende Textbearbeitung, einfache Tabellen und Präsentationen sind problemlos auch mit diesen Versionen nutzbar.

Vergleicht man den Leistungsumfang alternativer Büropakete wie LibreOffice oder SoftMaker FreeOffice mit Microsoft Office, so zeigt sich: Für die allermeisten Standardaufgaben sind die Alternativen absolut ausreichend. LibreOffice bietet ein besonders breites Spektrum, das auch viele fortgeschrittene Funktionen wie umfangreiche Formatvorlagen, Makros und Datenbankanbindungen abdeckt. SoftMaker FreeOffice konzentriert sich auf eine besonders hohe Kompatibilität mit den Dateiformaten von Microsoft Office und bietet dafür eine moderne, ressourcenschonende Umgebung.

Besonders interessant ist die Betrachtung der Tabellenkalkulationsprogramme. Microsoft Excel wird in vielen Organisationen und Unternehmen nicht nur zur klassischen Tabellenbearbeitung genutzt, sondern zunehmend auch als Ersatz für einfachere Datenbankanwendungen. Listen, Sortierungen und Auswertungen werden per Mausklick erstellt. Dabei kann jedoch die Qualität der gewonnenen Ergebnisse kritisch hinterfragt werden: Komplexe Verknüpfungen, Filterungen oder Pivot-Auswertungen lassen sich oft nur schwer nachvollziehen und dokumentieren. Ohne eine klare Dokumentation der Zwischenschritte wird die Nachvollziehbarkeit der Datenbearbeitung erschwert, was insbesondere bei fehleranfälligen Prozessen problematisch sein kann.

Hier bietet LibreOffice Base – die integrierte Datenbankanwendung von LibreOffice – eine strukturierte Alternative. Base erlaubt die Erstellung richtiger relationaler Datenbanken, unterstützt SQL-basierte Abfragen und ermöglicht ein systematisches, nachvollziehbares Datenmanagement. Damit können Daten professioneller verwaltet und komplexe Auswertungen besser dokumentiert werden als in typischen Excel-Tabellen.

Makros, Visual Basic und Kompatibilität zu Alternativen

Makros sind automatisierte Abläufe innerhalb von Office-Anwendungen, die häufig auf Basis von Visual Basic for Applications (VBA) programmiert werden. VBA ermöglicht es, komplexe Aufgaben zu automatisieren, benutzerdefinierte Funktionen zu erstellen und Arbeitsabläufe stark zu vereinfachen. Besonders Microsoft Excel und Word bieten umfangreiche Möglichkeiten für die Erstellung und Nutzung solcher Makros.

Die Kompatibilität von Makros zwischen Microsoft Office und Alternativen wie LibreOffice und FreeOffice ist jedoch eingeschränkt. LibreOffice unterstützt eine eigene Makrosprache (LibreOffice Basic), die sich an VBA anlehnt, aber nicht vollständig kompatibel ist. Zwar können einfache VBA-Makros in LibreOffice importiert und ausgeführt werden, komplexere oder spezifischere VBA-Skripte müssen jedoch oft angepasst oder neu erstellt werden.

SoftMaker FreeOffice unterstützt in seiner kostenlosen Version keine Makros. In der kostenpflichtigen Version von SoftMaker Office wird eine Makrofunktionalität angeboten, die auf der Programmiersprache BasicScript basiert. Diese ist jedoch ebenfalls nicht direkt kompatibel mit VBA.

Für Nutzer, die intensiv auf Makros angewiesen sind, empfiehlt es sich daher, die jeweilige Alternative sorgfältig zu testen oder gegebenenfalls weiterhin auf Microsoft Office zurückzugreifen. Insbesondere in Unternehmen, wo umfangreiche Makrolösungen im Einsatz sind, kann eine Migration erhebliche Anpassungen erforderlich machen.

Führungsentscheidungen und strukturelle Maßnahmen zur Minimierung von Kompatibilitätsproblemen

Ein entscheidender Faktor zur Vermeidung von Kompatibilitätsproblemen liegt in klaren Führungsentscheidungen. In Unternehmen, Behörden oder Vereinen kann die verbindliche Festlegung bestimmter Dokumentenformate wesentlich dazu beitragen, die Zusammenarbeit effizient und reibungslos zu gestalten. Wird beispielsweise das Open Document Format (ODF) als Standard beschlossen, können alle Beteiligten ihre Systeme und Arbeitsweisen frühzeitig darauf einstellen. Auch gemeinsam abgestimmte Beschlüsse in Gremien oder Verwaltungsorganen wirken unterstützend, um Insellösungen und individuelle Abweichungen zu verhindern.

Ein aktuelles Beispiel bietet die Landesregierung Schleswig-Holsteins. Die Landesregierung sieht hinsichtlich der Dokumentenformaten, die in sog. Fachanwendungen entstehen oder verarbeitet werden, Bewegung: Hersteller von Verwaltungssoftware seien zunehmend offen für Anpassungen, nicht zuletzt, weil bundesweit beschlossen wurde, das Open Document Format als Standard zu etablieren.

Interessant ist in diesem Zusammenhang die sicherheitstechnische Perspektive: Gerade die teilweise Inkompatibilität zu VBA-Skripten (Visual Basic for Applications) wird von IT-Verantwortlichen in Schleswig-Holstein als positiver Nebeneffekt gesehen. Ältere Makro-basierte Lösungen gelten heute als Sicherheitsrisiko und sollen mittelfristig ohnehin abgeschafft werden. Ähnlich kritisch wird der Einsatz individueller Datenbanklösungen, etwa mit Microsoft Access, betrachtet. Stattdessen strebt die Verwaltung an, Datenbanken auf offenen Standards wie PostgreSQL aufzubauen und diese mit modernen, wartbaren Low-Code-Plattformen zu verbinden. So sollen langfristig nachhaltige und sichere IT-Strukturen entstehen.

Bürosoftware / Office-Anwendungen

LibreOffice / OpenOffice

LibreOffice ist ein freies Open-Source-Projekt, das von der gemeinnützigen Organisation ‚The Document Foundation‘ entwickelt und gepflegt wird. LibreOffice hat einen ähnlichen Funktionsumfang wie Microsoft Office und bietet die klassischen Anwendungsfunktionen im Büroumfeld, verfügt aber nicht über einen Microsoft Outlook vergleichbaren Personal Information Manager – PIM. Angesichts der großen Zahl von Alternativen zu Microsoft Outlook (siehe z. B. Thunderbird) stellt dies aber keinen Nachteil dar.

Bei sehr komplexen Dokumenten mit speziellen Formatierungen, Makros oder fortgeschrittenen Funktionen aus Microsoft Office kann es nach dem Import von Microsoft Office-Dateien in LibreOffice zu kleineren Abweichungen oder Darstellungsfehlern kommen. In solchen Fällen sind manuelle Anpassungen erforderlich.

Die Benutzeroberfläche von LibreOffice ähnelt der von Microsoft Office. LibreOffice unterstützt nativ das offene OpenDocument-Format (ODF), kann aber auch Microsoft Office-Formate wie .docx, .xlsx und .pptx importieren und exportieren.

Es gibt (online abrufbar bzw. zum Download) Handbücher und darüber hinaus viele Hilfe-Funktionen, wie ein Hilfesystem (Wiki), eine Chat-Funktion, Videos und sogar Übungsaufgaben für diejenigen, die die Benutzung von LibreOffice methodischer erlernen möchten.

Im Vergleich mit OpenOffice bietet LibreOffice mehr Funktionen, bessere Kompatibilität mit Microsoft Office und häufigere Updates, während OpenOffice durch geringeren Speicherverbrauch und weniger häufige Updates punkten kann.

Eine ausführlichere Beschreibung sowie einen Vergleich mit Open Office finden Sie in einer eigenen Seite.

Das Land Schleswig-Holstein wird LibreOffice auf ca. 30.000 Arbeitsplätzen in der Landesverwaltung einsetzen.

Collabora

Collabora ist ein britischer Anbieter von Open-Source-Lösungen und Entwickler der Office-Suite Collabora Office, die auf LibreOffice basiert. Sie bietet Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen für Desktop und Web.

Die Software ist weitgehend kompatibel mit Microsoft-Formaten (.docx, .xlsx, .pptx) sowie dem Open Document Format. Die Oberfläche erinnert an gängige Office-Programme.

Collabora Office ist als Desktop-App (Windows, macOS, Linux), mobile App (Android, iOS) und Online-Variante verfügbar. Die Online-Version lässt sich u. a. in Nextcloud, ownCloud oder Moodle integrieren und auch lokal (on-premises) betreiben.

Privatpersonen und Entwickler können die kostenlose CODE-Version nutzen. Für Unternehmen gibt es kostenpflichtige Support- und Enterprise-Angebote. Collabora steht unter der Mozilla Public License v2.0.

Abgrenzung zu LibreOffice

Collabora Office basiert auf LibreOffice, richtet sich aber (in der kostenpflichtigen Version) speziell an Unternehmen, Behörden und Bildungseinrichtungen. Es bietet stabilere, langfristig gepflegte Versionen, professionellen Support sowie eine ausgereifte Online-Version zur Integration in Cloud-Plattformen wie Nextcloud. LibreOffice ist kostenlos und funktionsreich, aber ohne offiziellen Support und Web-Variante. Bezahlt wird bei Collabora nicht für mehr Funktionen, sondern für Wartung, Sicherheit und Verlässlichkeit im professionellen Umfeld. Für private Nutzer oder kleine Teams reicht meist LibreOffice oder aber die kostenlose Online-Version von Collabora, die jedoch gegenüber LibreOffice weniger leistungsfähig ist.

SoftMaker Office NX Universal

SoftMaker Office NX Universal ist eine kostenpflichtige Office-Suite der SoftMaker Software GmbH mit Sitz in Nürnberg. Sie enthält die Programme TextMaker (Textverarbeitung), PlanMaker (Tabellenkalkulation), Presentations (Präsentationen) sowie BasicMaker (Makro-Editor, nur Windows). Die Benutzeroberfläche kann zwischen klassischem Menü und Ribbon-Layout umgeschaltet werden. Die Software unterstützt die Microsoft-Dateiformate DOCX, XLSX und PPTX. Zusatzfunktionen sind u. a. DeepL-Übersetzung, ChatGPT-Integration, Duden-Korrektur, Zotero-Anbindung (Literaturverwaltung) und Export ins EPUB-Format. Die Nutzungslizenz gilt für bis zu fünf Geräte im privaten Haushalt oder ein geschäftliches Gerät. Der Preis beträgt derzeit (April 2025) 49,90 € jährlich oder 4,99 € monatlich. Die Software ist für Windows, macOS, Linux sowie als kostenlose App für Android und iOS verfügbar. Eine Cloud- oder Webversion ist nicht vorhanden, jedoch kann die Software in Cloud-Umgebungen (z. B. Nextcloud) eingebunden werden.

SoftMaker FreeOffice 2024

FreeOffice 2024 ist das kostenlose Office-Paket von SoftMaker für Windows, macOS und Linux sowie als App für Android und iOS. Es umfasst TextMaker, PlanMaker und Presentations mit grundlegenden Funktionen. Die Oberfläche ist wahlweise im Ribbon-Stil oder mit klassischen Menüs nutzbar. Die Kompatibilität mit Microsoft-Dateiformaten ist gut, komplexe Formatierungen werden jedoch teilweise vereinfacht dargestellt. FreeOffice ist sowohl für private als auch geschäftliche Nutzung kostenlos erhältlich. Erweiterte Funktionen wie der Duden-Korrektor oder Makro-Unterstützung sind nicht enthalten. Eine Cloud- oder Webversion existiert nicht. Die mobilen Apps bieten einen eingeschränkten Funktionsumfang. FreeOffice eignet sich für den allgemeinen Einsatz im privaten oder schulischen Umfeld. Im Vergleich zu LibreOffice ist es ressourcenschonender, aber weniger umfangreich.

PDF-Bearbeitung mit LibreOffice Draw

LibreOffice Draw ermöglicht das Öffnen, Bearbeiten und Neuspeichern von PDF-Dokumenten. Nutzer können Textfelder, Zeichnungen, Formen und Kommentare hinzufügen oder bestehende Inhalte verändern. Auch die Struktur von Seiten lässt sich bearbeiten, etwa das Verschieben oder Löschen einzelner Seiten. Draw unterstützt grundlegende Funktionen wie Markierungen und Textänderungen, jedoch ohne spezialisierte Werkzeuge für digitale Signaturen oder automatische Formenerkennung. Die Software speichert bearbeitete PDFs im PDF-Standardformat ab, ohne proprietäre Erweiterungen.

Im Vergleich zu den üblichen Bürokommunikationsanwendungen, die lediglich die reine Erstellung von PDFs erlauben, bietet Draw echte Bearbeitungsmöglichkeiten. Allerdings ist die Bearbeitung in Draw im Vergleich zu speziellen Anwendungen teilweise weniger präzise bei komplexen Layouts.

PDF Annotator

PDF Annotator ist eine Bearbeitungssoftware für PDF von GRAHL software design (Deutschland). Sie läuft nur unter Microsoft Windows, mobile oder webbasierte Versionen existieren nicht. PDF Annotator ermöglicht das direkte Hinzufügen von Anmerkungen, Kommentaren, Markierungen, Zeichnungen und Signaturen in PDF-Dokumente. Es werden sowohl die Eingabe per Tastatur und Maus als auch handschriftliche Notizen mit einem Stift auf Tablet-PCs unterstützt. Alle Anmerkungen werden im Original-PDF gespeichert und sind mit Standard-PDF-Readern sichtbar. Eine regelrechte Textbearbeitung, wie in Textverarbeitungsanwendungen, ist jedoch nicht möglich. Weitere Funktionen umfassen das Einfügen von leeren Seiten, das Kombinieren und Neuordnen von Seiten sowie einen Präsentationsmodus für interaktive Besprechungen.

PDF Annotator wird als unbefristete Einzellizenz angeboten. Der Preis beträgt 79,95 € pro Nutzer. Optional kann eine Upgrade- und Support-Versicherung für 2 Jahre für einen Aufpreis hinzugefügt werden. Für Bildungseinrichtungen und Unternehmen stehen gestaffelte Volumenlizenzen zur Verfügung. Eine kostenlose 30-Tage-Testversion ist verfügbar.

WordPad

In bisher allen Versionen von Microsoft Windows ist ein einfaches Textverarbeitungsprogramm namens „WordPad“ enthalten. Es enthält alles, um ein Textdokument mit den wichtigsten Formatierungen zu versehen, jederzeit zu überarbeiten und zu drucken. WordPad kann Dateien unter anderem im .docx-Format speichern, wenngleich nicht alle Funktionen oder Formatierungen, die in Microsoft Word möglich wären, angezeigt oder verarbeitet werden können. Für diejenigen, die nur ab und zu ein einfaches Textdokument erstellen, bearbeiten oder öffnen wollen, dürfte WordPad mit seinem Funktionsumfang ausreichen.

WordPad wird eventuell aus späteren Windows 11-Versionen entfernt.

Personal Information Manager (PIM) / E-Mail

Ein Personal Information Manager (PIM) dient der Verwaltung und Organisation persönlicher Informationen. Dazu gehören typischer Weise E-Mails, Termine / Kalender, Aufgaben und Kontakte. Bekannte Beispiele für PIMs sind Microsoft Outlook, Thunderbird, eM-Client und viele weitere Produkte.

Der Internetdienst E-Mail erfordert, dass Anwendungen auf Endgeräten sowie auf Servern im Wesentlichen in der Lage sind, die versandten Inhalte entsprechend den weltweiten Standards  korrekt darzustellen, die Adressierungsregeln umzusetzen und dabei die standardisierten Protokolle zu nutzen. Hersteller und Art von Hardware, Betriebssystemen, Anwendungen oder der Internetverbindung sind zweitrangig, sofern sie den zuvor genannten Anforderungen entsprechen.

E-Mail-Anwendungen

Einige Nutzer verwenden lokal installierte E-Mail-Anwendungen oder Mobilfunk-Apps als E-Mail-Clients. Andere setzen auf das von den meisten E-Mail-Diensteanbietern zur Verfügung gestellte Web-Mail. Dabei wird als lokale Anwendung auf dem Endgerät ein Browser genutzt; lesen, verwalten versenden von E-Mails findet im E-Mail-Konto über eine Webseite , die auf einem Server betrieben wird, statt. Entscheidend für eine weltweit funktionierende E-Mail-Kommunikation über das Internet ist letztlich immer eine entsprechende Interoperabilität der Komponenten.

Thunderbird

FairEmail

K9-Mail

E-Mail-Dienste für Private, kleinere Organisationen oder Unternehmen

Die meisten Anbieter in diesem Segment bieten neben E-Mail-Funktionalitäten auch Funktionen für:

• Kalender
• Adressbuch/Kontaktverwaltung
• Aufgabenplaner/-Management
• Online Office-Anwendungen (z.B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, …)
• Online-Zusammenarbeit
• Videokonferenzen

Mit den integrierten Dienste können Nutzer verschiedene Aspekte ihrer Arbeit und Kommunikation in einer einzigen Plattform verwalten. Sie sind besonders nützlich für Private, kleinere Vereine oder Teams und Unternehmen, die eine sichere und datenschutzfreundliche Alternative zu den Angeboten der Großkonzerne suchen.

Videokonferenzen

Nicht zuletzt wegen der Corona-Pandemie haben Videokonferenzsysteme große Bedeutung in der Freizeit, im Beruf und in der Bildung erfahren, da sie es Menschen ermöglichen, unabhängig von ihrem geografischen Standort miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. In der Freizeit werden sie oft genutzt, um mit Freunden und Familie in Kontakt zu bleiben, während sie im Beruf die Durchführung von Meetings, Präsentationen und kollaborativen Projekten erleichtern. In der Bildung gewährleisten sie z. B. virtuelle Klassenzimmer und Seminare, die den Zugang zu Bildung unabhängig von physischer Anwesenheit gewährleisten.

Kritik an den Systemen der Marktführer wie Microsoft Teams, Zoom und Google Meet konzentriert sich häufig auf Datenschutz- und Sicherheitsbedenken. Es gibt Vorwürfe bezüglich einer unzureichenden Verschlüsselung, von Datenlecks und der Weitergabe von Benutzerdaten an Dritte.

Unter den Gesichtspunkten der Wahlfreiheit, Sicherheit und des Schutzes der Privatsphäre bieten sich durchaus Alternativen an. Bei diesen sollte wie beim Dienst E-Mail darauf geachtet werden, welche Freiheiten der auf einem bestimmten Protokoll bzw. einer Server-Software basierende Dienst den Nutzern bei der Auswahl der lokalen Anwendungen lässt. Im Idealfall ist auf den Endgeräten lediglich ein Browser erforderlich. Die empfohlenen Alternativen basieren auf den Server-Anwendungen Jitsi Meet, BigBlueButton oder Nextcloud Talk und lassen sich auch auf eigenen Servern installieren und betreiben.

Groupware / Collaboration Suites für größere Teams oder Unternehmen