Alternative Office-Anwendungen – mehr Souveränität im digitalen Alltag

Texte schreiben, Kalkulationen durchführen oder Präsentationen gestalten – das geht auch ohne die Office-Anwendungen des Marktführers. Die leistungsfähigsten Alternativen stammen oft aus Europa, teils sogar aus Deutschland. Ihre Bedienung ähnelt der gewohnten Oberfläche, der Datenaustausch ist dank einheitlicher Datenformate weitgehend unproblematisch und die Kompatibilität der Funktionen ist überraschend hoch.

Um diese Alternativen besser einordnen zu können, folgt zunächst eine Einordnung von Leistungsmerkmalen der teils völlig unterschiedlich strukturierten Produkte, die zumeist unter dem Begriff Bürokommunikation zusammengefasst werden. Eine wichtige Rolle spielen dabei auch Datei- und Dokumentenformate, denn sie bestimmen, wie gut sich Inhalte zwischen verschiedenen Programmen und Plattformen austauschen lassen. Von solchen Anwendungen abzugrenzen sind Dienste wie E-Mail-Anwendungen und -Dienste, Videokonferenzsysteme oder Clouds, die zwar häufig in Zusammenhang mit den Office-Anwendungen in engerem Sinne genutzt werden, aber andere Aufgaben erfüllen.

Bürokommunikation / Office-Anwendungen

In Deutschland versteht man unter Bürokommunikation die Gesamtheit aller Kommunikationsprozesse und  -mittel, die in einem Büro oder einer Verwaltungsumgebung eingesetzt werden, um den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und externen Partnern zu erleichtern.

Vor allem beim Erstellen und Verwalten von Inhalten spielen die sogenannten „Office-Anwendungen“ eine zentrale Rolle. Deren Wahrnehmung und die Verwendung von Begriffen wurden in der Vergangenheit wesentlich von den Produkten des Marktführers Microsoft Corp. bestimmt. Office-Anwendungen werden, egal ob als lokal zu installierende Anwendung oder als Dienst im Internet, in der Regel „im Paket“ angeboten und bestehen in der Regel mindestens aus Anwendungen für …

• Textverarbeitung
• Tabellenkalkulation
• Präsentationsgrafik.

So wird auch das „kleinste Office-Paket“ der Microsoft Corp. allein mit den Produkten „Word“, „Excel“ und „PowerPoint“ angeboten. Einige Produkte verfügen auch über Anwendungen / Funktionen für …

• Datenbankverwaltung
• Grafik / Zeichnen / Bildbearbeitung
• Online-Zusammenarbeit
• Projektmanagement
• Videokonferenzen
• Kommunikation / Kalender-/Terminverwaltung / Aufgabenverwaltung / Adressverwaltung; diese werden auch als Personal Information Manager – PIM bezeichnet.

Hier kommt es ebenfalls auf die Wahl des „Office-Pakets“ an. Auch bei den Angeboten des Marktführers Microsoft Corp. sind nicht in jedem „größeren Office-Paket“ alle Produkte, wie z. B. der Personal Information Manager „Outlook“ oder die Datenbankanwendung „Access“ enthalten.

Werden diese Dienstleistungen online angeboten, werden sie oft als „Groupware“ (älterer Begriff) oder aktueller als „Collaboration Suite“ (Digitale Teamarbeit über internetbasierte Dienste) bezeichnet. 

Im Folgenden geht es um die „Office-Anwendungen“ im engeren Sinne. Die Themen „E-Mail / Personal Information Manager„, Videokonferenzsysteme und Clouds werden in eigenständigen Beiträgen behandelt.

Daten- und Dokumentformate

Daten- und Dokumentformate bestimmen, wie Inhalte gespeichert, verarbeitet und ausgetauscht werden. Gerade im Büroalltag sind sie entscheidend, da sie die Kompatibilität zwischen verschiedenen Programmen und Geräten beeinflussen. Gleichzeitig haben sie auch eine Auswirkung auf die Sicherheit, da bestimmte Formate anfälliger für Schadsoftware sein können als andere.

• Datenformate (Oberbegriff) bezeichnen generell die Struktur, in der Informationen gespeichert werden – egal ob Text, Bild, Audio oder anderes. Ein Datenformat definiert also die Regeln, wie Bits und Bytes angeordnet sind.
• Dokumentformate sind eine Untergruppe der Datenformate: Sie spezialisieren sich auf Formate für Textdokumente, Präsentationen, Tabellen usw. Typische Beispiele: .docx, .odt, .pdf.

Dokumentenformate wie .docx oder .rtf sind nicht nur technische Standards, sondern beeinflussen auch die Langzeitarchivierung, den Datenaustausch und den Zugriff auf Inhalte unabhängig von der genutzten Software.

Das Open Document Format (ODF)

Das Open Document Format (ODF) ist ein offener, internationaler Standard zur Speicherung von Textdokumenten, Tabellen, Präsentationen und weiteren Office-Dateien. ODF wurde ursprünglich für OpenOffice.org entwickelt und wird heute unter anderem von LibreOffice, Apache OpenOffice und weiteren Programmen, aber auch von den Microsoft Office-Produkten unterstützt.

Die wichtigsten Dateiendungen im ODF-Standard sind:

• .odt – für Textdokumente (vergleichbar mit .docx)
• .ods – für Tabellenkalkulationen (vergleichbar mit .xlsx)
• .odp – für Präsentationen (vergleichbar mit .pptx)
• .odg – für Grafiken und Zeichnungen

ODF setzt auf eine offene, XML-basierte Struktur. Dies ermöglicht Transparenz bei der Datenspeicherung, langfristige Lesbarkeit sowie eine bessere Kompatibilität zwischen verschiedenen Programmen, ohne von einzelnen Herstellern abhängig zu sein.

XML
XML (Extensible Markup Language) ist eine flexible Auszeichnungssprache zur strukturierten Darstellung von Daten. Sie ermöglicht eine hierarchische Anordnung von Elementen mittels benutzerdefinierter Tags und Attribute, wodurch Daten sowohl für Maschinen als auch für Menschen lesbar gemacht werden. XML ist plattformunabhängig und wird häufig in Webdiensten, Datenbanken und Konfigurationsdateien verwendet.  

Die Microsoft Office-Produkte unterstützen das Open Document Format seit Office 2007 (SP2 – Service Pack 2). Seitdem können Word, Excel und PowerPoint ODF-Dateien öffnen und speichern. Bereits bei der Installation von Microsoft Office-Paketen kann festgelegt werden, ob das Microsoft eigene „Office Open XML“ (.docx, .xlsx, .pptx) oder das ODF-Format die Standardeinstellung sein soll. Dies kann später kann in den Microsoft-Office-Anwendungen unter den Menüpunkten „Optionen“ und anschließend „Speichern“ geändert werden.

Bei komplexen Dokumenten, insbesondere solchen mit erweiterten Formatierungen, Makros oder eingebetteten Objekten, kann es beim Dateiaustausch zwischen ODF und Microsoft Office dennoch zu Funktionseinschränkungen (etwa mit erweiterten Formatierungen, Makros oder eingebetteten Objekten) kommen. Für einfache Dokumente ist der Austausch jedoch weitgehend problemlos möglich.

Überblick über wichtige Dokumenten-Formate

Format	Beschreibung	Sicherheit	Kompatibilität	Typische Anwendungen
.docx	Standardformat von Microsoft Word (XML-basiert)	Besser als altes .doc, aber Makros können gefährlich sein	Hoch, fast überall unterstützt	Microsoft Word, LibreOffice Writer, Google Docs, FreeOffice TextMaker
.doc	Älteres Word-Format (binär)	Anfälliger für Makroviren	Gut, aber veraltet und teils problematisch	Microsoft Word (ältere Versionen) und andere
.rtf	Rich Text Format, textbasiert mit Formatierungen	Relativ sicher, aber in E-Mail-Anwendungen können speziell präparierte Dateien Risiken bergen	Gut, aber komplexe Dokumente können Probleme erzeugen	WordPad, Microsoft Word, LibreOffice, FreeOffice TextMaker und andere
.odt	Open Document Text, Standard der Open Source Community (XML-basiert)	Sehr sicher, kaum Schadsoftware bekannt	Gut, aber bei Microsoft Office manchmal Umwandlungsfehler	LibreOffice Writer, Microsoft Word, FreeOffice TextMaker
.ods	OpenDocument-Tabellenkalkulation	Sehr sicher	Gut, auch in Microsoft Office möglich (evtl. mit Einschränkungen)	LibreOffice Calc,  Microsoft Excel
.odp	OpenDocument-Präsentation	Sehr sicher	Gut, eingeschränkt bei Microsoft PowerPoint	LibreOffice Impress,  Microsoft PowerPoint
.pdf	Portable Document Format, ursprünglich von Adobe entwickelt	Kann unsicher sein bei aktivierten Formularen/Skripten	Sehr hoch	Adobe Reader, LibreOffice Draw, PDF Annotator, TextMaker (Export), Sumatra (Reader)
.tmdx	Eigenes Format von SoftMaker TextMaker (XML-basiert)	Sehr sicher, nicht bekannt für Makroangriffe	Begrenzt auf SoftMaker-Produkte	FreeOffice TextMaker, SoftMaker Office TextMaker
.xlsx	Tabellenformate Excel	Gefahr durch eingebettete Makros bei .xlsx	Hoch, aber komplexere Funktionen können Probleme erzeugen	Microsoft Excel, LibreOffice Calc, FreeOffice PlanMaker

Sicherheit, Kompatibilität und Zukunftssicherheit von Dokumentenformaten

Sicherheit 

Formate wie.doc oder.xls können leicht Makros enthalten, die Schadsoftware einschleusen. Neuere Formate wie .docx oder .xlsx reduzieren das Risiko durch Trennung von Daten und Makros, sind aber nicht völlig immun gegen sog. „Exploits“.

Exploit
Fachbegriff aus der IT-Sicherheit, für das gezielte Ausnutzen einer Sicherheitslücke oder Schwachstelle in Software, um Zugriff auf ein System zu bekommen oder Schaden anzurichten.

Offene Formate wie .odt sind seltener Ziel von Angriffen. Außerdem wird die teils fehlende Unterstützung von VBA-Skripten (Visual Basic for Applications) des Marktführers Microsoft Corp. von IT-Verantwortlichen sogar als Vorteil gesehen. Solche Makros – kleine Programme, die in Dokumenten oder Tabellen eingebettet sind – galten lange als praktisches Hilfsmittel, gelten heute aber zunehmend als Sicherheitsrisiko. Viele ältere Lösungen, die darauf beruhen, sollten deshalb baldmöglichst ersetzt werden. Ähnlich kritisch werden individuell gewachsene Datenbanklösungen, etwa auf Basis von Microsoft Access, gesehen. 

Kompatibilität

Die Microsoft-Formate (.docx, .xlsx) sind traditionell Standards im Bürobereich, geraten aber immer mehr in die Kritik. Offene Formate (.odt, .ods) werden von immer mehr Programmen unterstützt, können aber bei komplexen Dokumenten leichte Formatierungsfehler verursachen. 

Zukunftssicherheit

In Deutschland gibt es seit 2025 mehrere politische und administrative Entscheidungen, die den Einsatz des OpenDocument-Formats (ODF) in der öffentlichen Verwaltung fördern sollen. Sie fordern, dass offene Dokumentformate – insbesondere ODF – stärker genutzt werden. Ziel ist, dass ODF bis 2027 zum Standardformat für den Dokumentenaustausch in der öffentlichen Verwaltung wird (IT-Planungsrat 26.03.25). 

Bearbeitungsmöglichkeiten von PDF-Dokumenten

PDF-Dokumente sind grundsätzlich für die unveränderliche Darstellung von Inhalten gedacht. Dennoch gibt es Möglichkeiten zur nachträglichen Bearbeitung, die je nach Ausgangsdatei variieren:

• Textänderungen: Möglich bei nicht geschützten PDFs z. B. mit LibreOffice Draw oder mit speziellen Programmen (z.B. Adobe Acrobat, PDF-XChange Editor, PDF-Annotator).
• Kommentieren und Anmerkungen: Fast immer möglich, auch mit kostenlosen Programmen oder Browsern.
• Formularbearbeitung: Nur möglich, wenn das PDF entsprechende Formularfelder enthält.
• Einschränkungen: Gesperrte oder verschlüsselte PDFs benötigen ein Passwort oder spezielle Tools zur Bearbeitung.

Viele Office-Anwendungen bieten inzwischen einfache Funktionen zum Export und bedingt zur Bearbeitung von PDF-Dateien.

Rich Text Format (RTF) in E-Mails

In E-Mail-Anwendungen kann neben einfachem Text und HTML auch das Rich Text Format (RTF) genutzt werden. RTF erlaubt Textformatierungen und einfache Einbettungen. Allerdings gibt es Vorbehalte hinsichtlich der Sicherheit:

• Makro-Unterstützung: Eigentlich nicht vorgesehen, jedoch können speziell präparierte RTF-Dateien Exploits (Ausnutzung von Sicherheitslücken) enthalten.
• Missbrauchspotential: In älteren Versionen von Microsoft Outlook sind Exploits über die Vorschau von RTF-Mails bekannt geworden.
• Empfohlene Nutzung: Aus Sicherheitsgründen sollte der Empfang und Versand von E-Mails bevorzugt im Nur-Text-Format erfolgen.
• Vergleich: RTF ist sicherer als HTML, aber unsicherer als reiner Text.

Kompatibilität von Office-Alternativen und Funktionsumfang

Viele Anwenderinnen und Anwender schöpfen die umfassenden Möglichkeiten von Microsoft Office nur zu einem sehr geringen Teil aus. Immer wieder wird behauptet, dass etwa 95 % der Nutzer lediglich 5 % der verfügbaren Funktionen tatsächlich verwenden (eine verlässliche Quellenangabe gibt es jedoch nicht).

Gleichwohl zeigt die Alltagserfahrung, dass die Mehrheit der Nutzenden nur grundlegende Funktionen wie einfache Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationserstellung benötigt und auf spezialisierte, komplexe Funktionen verzichtet.

Dies wird auch dadurch unterstrichen, dass Microsoft seine Office-Produkte mittlerweile in funktional eingeschränkten Versionen für die Online-Nutzung (Office Online) und für mobile Endgeräte anbietet. Diese Varianten stellen nur einen Teil des Funktionsumfangs bereit, decken jedoch die Anforderungen vieler typischer Büroanwendungen bereits ab. Funktionen wie grundlegende Textbearbeitung, einfache Tabellen und Präsentationen sind problemlos auch mit diesen Versionen nutzbar.

Vergleicht man den Leistungsumfang alternativer Büropakete wie LibreOffice oder SoftMaker FreeOffice mit Microsoft Office, so zeigt sich: Für die allermeisten Standardaufgaben sind die Alternativen absolut ausreichend. LibreOffice bietet ein besonders breites Spektrum, das auch viele fortgeschrittene Funktionen wie umfangreiche Formatvorlagen, Makros und Datenbankanbindungen abdeckt. SoftMaker FreeOffice konzentriert sich auf eine besonders hohe Kompatibilität mit den Dateiformaten von Microsoft Office und bietet dafür eine moderne, ressourcenschonende Umgebung.

Excel & Co – Spielzeug im Schatten ordentlicher Datenverwaltung?

Besonders interessant ist die Betrachtung der Tabellenkalkulationsprogramme. Microsoft Excel wird in vielen Organisationen und Unternehmen nicht nur zur klassischen Tabellenkalkulation genutzt, sondern zunehmend auch als Ersatz für einfachere Datenbankanwendungen. Listen, Sortierungen und Auswertungen werden per Mausklick erstellt. Dabei darf die Qualität der gewonnenen Ergebnisse jedoch kritisch hinterfragt werden: Komplexe Verknüpfungen, Filterungen oder Pivot-Auswertungen lassen sich oft nur schwer nachvollziehen und dokumentieren. Ohne eine klare Dokumentation der Zwischenschritte wird die Überprüfung der Datenbearbeitung erschwert, was insbesondere bei fehleranfälligen Prozessen problematisch sein kann. Grundlegenden und allgemein anerkannten Anforderungen an transparente, verlässliche und kontrollierbare Datenverarbeitung kann so oft nicht entsprochen werden. Dies trifft natürlich auch auf die Alternativen, wie Libre Office Calc oder FreeOffice PlanMaker zu.

Werden auf dieser Grundlage etwa personalrechtliche Entscheidungen getroffen, können fehlerhafte oder nicht nachvollziehbare Auswertungen zudem erhebliche rechtliche Folgen nach sich ziehen – etwa arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen, Anfechtungen von Entscheidungen oder sogar Schadenersatzforderungen.

Hier bietet LibreOffice Base – die integrierte Datenbankanwendung von LibreOffice – eine strukturierte Alternative. Base erlaubt die Erstellung richtiger relationaler Datenbanken, unterstützt SQL-basierte Abfragen und ermöglicht ein systematisches, nachvollziehbares Datenmanagement. Damit können Daten professioneller verwaltet und komplexe Auswertungen besser dokumentiert werden als in typischen Tabellenkalkulationsanwendungen.

Aber auch in wesentlich einfacheren Fällen werden Microsoft Excel & Co. häufig völlig unnötig eingesetzt. Die meisten Textverarbeitungsprogramme ermöglichen es, mehrspaltige Tabellen anzulegen, deren Inhalte sich auch sortieren lassen. Teilweise können darin sogar einfache Rechenoperationen durchgeführt werden. Außerdem lassen sich in Dokumente bei Bedarf auch komplexere Tabellen einfügen, die zuvor in einer Tabellenkalkulation erstellt wurden – entweder durch einfaches Einfügen oder über eine Verknüpfung (OLE – Technik zum Einbetten oder Verknüpfen von Inhalten aus anderen Anwendungen).

Ein derartiges Dokument kann leicht in ein PDF umgewandelt und versandt werden, was zudem Schutz vor unerwünschter Nachbearbeitung bietet. Ein Versenden von zwei Dateien (Text- und Tabellendokument) ist somit oft unnötig,

Makros, Visual Basic und Kompatibilität zu Alternativen

Makros sind automatisierte Abläufe innerhalb von Office-Anwendungen. Im Öko-System der Microsoftprodukte werden diese häufig auf Basis von Visual Basic for Applications (VBA) erstellt. VBA ermöglicht es, komplexe Aufgaben zu automatisieren, benutzerdefinierte Funktionen zu erstellen und Arbeitsabläufe stark zu vereinfachen. Besonders Microsoft Excel und Word bieten umfangreiche Möglichkeiten für die Erstellung und Nutzung solcher Makros.

Die Kompatibilität von Makros zwischen Microsoft Office und Alternativen wie LibreOffice und FreeOffice ist jedoch eingeschränkt. LibreOffice unterstützt eine eigene Makrosprache (LibreOffice Basic), die sich an VBA anlehnt, aber nicht vollständig kompatibel ist. Zwar können einfache VBA-Makros in LibreOffice importiert und ausgeführt werden, komplexere oder spezifischere VBA-Skripte müssen jedoch oft angepasst oder neu erstellt werden.

SoftMaker FreeOffice unterstützt in seiner kostenlosen Version keine Makros. In der kostenpflichtigen Version von SoftMaker Office wird eine Makrofunktionalität angeboten, die auf der Programmiersprache BasicScript basiert. Diese ist jedoch ebenfalls nicht direkt kompatibel mit VBA.

Für Nutzer, die intensiv auf Makros angewiesen sind, empfiehlt es sich daher, die jeweilige Alternative sorgfältig zu testen oder gegebenenfalls weiterhin auf Microsoft Office zurückzugreifen. Insbesondere in Unternehmen, wo umfangreiche Makrolösungen im Einsatz sind, kann eine Migration erhebliche Anpassungen erforderlich machen.

Führungsentscheidungen und strukturelle Maßnahmen zur Minimierung von Kompatibilitätsproblemen

Ein entscheidender Faktor zur Vermeidung von Kompatibilitätsproblemen liegt in klaren Führungsentscheidungen. In Unternehmen, Behörden oder Vereinen kann die verbindliche Festlegung bestimmter Dokumentenformate wesentlich dazu beitragen, die Zusammenarbeit effizient und reibungslos zu gestalten.  Wird beispielsweise das Open Document Format (ODF) als Standard beschlossen, können alle Beteiligten ihre Systeme und Arbeitsweisen frühzeitig darauf einstellen. Auch gemeinsam abgestimmte Beschlüsse in Gremien oder Verwaltungsorganen wirken unterstützend, um Insellösungen und individuelle Abweichungen zu verhindern.

Maßstab muss dabei der „kleinste gemeinsame Nenner“ sein. Außerhalb von Unternehmen kommt daher ein Zwang zur Verwendung des Microsoft-eigenen Dokumentenformats nicht in Betracht.

Ein aktuelles Beispiel bietet die Landesregierung Schleswig-Holsteins. Die Landesregierung sieht hinsichtlich der Dokumentenformate, die in sog. Fachanwendungen entstehen oder verarbeitet werden, Bewegung. Hersteller von Verwaltungssoftware seien zunehmend offen für Anpassungen, nicht zuletzt, weil bundesweit beschlossen wurde, das Open Document Format als Standard zu etablieren.

Bürosoftware / Office-Anwendungen

LibreOffice / OpenOffice

LibreOffice ist ein freies Open-Source-Projekt, das von der gemeinnützigen Organisation ‚The Document Foundation‘ entwickelt und gepflegt wird. Die Anwendungen haben einen ähnlichen Funktionsumfang wie Microsoft Office und bieten die klassischen Anwendungsfunktionen im Büroumfeld, verfügen aber nicht über einen Microsoft Outlook vergleichbaren Personal Information Manager – PIM. Angesichts der großen Zahl von Alternativen zu Microsoft Outlook (siehe z. B. Thunderbird) stellt dies aber keinen Nachteil dar.

Bei sehr komplexen Dokumenten mit speziellen Formatierungen, Makros oder fortgeschrittenen Funktionen aus Microsoft Office kann es nach dem Import von Microsoft Office-Dateien in LibreOffice zu kleineren Abweichungen oder Darstellungsfehlern kommen. In solchen Fällen sind manuelle Anpassungen erforderlich.

Die Benutzeroberfläche von LibreOffice ähnelt der von Microsoft Office. LibreOffice unterstützt nativ das offene OpenDocument-Format (ODF), kann aber auch Microsoft Office-Formate wie .docx, .xlsx und .pptx importieren und exportieren.

Es gibt (online abrufbar bzw. zum Download) Handbücher und darüber hinaus viele Hilfe-Funktionen, wie ein Hilfesystem (Wiki), eine Chat-Funktion, Videos und sogar Übungsaufgaben für diejenigen, die die Benutzung von LibreOffice methodischer erlernen möchten.

Im Vergleich mit OpenOffice bietet LibreOffice mehr Funktionen, bessere Kompatibilität mit Microsoft Office und häufigere Updates, während OpenOffice durch geringeren Speicherverbrauch und weniger häufige Updates punkten kann. Eine ausführlichere Beschreibung sowie einen Vergleich mit Open Office finden Sie in einer eigenen Seite.

Das Land Schleswig-Holstein wird LibreOffice auf ca. 30.000 Arbeitsplätzen in der Landesverwaltung einsetzen.

Collabora Office

Collabora ist ein britischer Anbieter von Open-Source-Lösungen und Entwickler der Office-Suite Collabora Office, die auf LibreOffice basiert. Das kostenlose Paket wird als „neues Collabora Office für den Desktop“ beworben und  bietet Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen für PC / Laptops unter den Betriebssystemen Windows, Linux und macOS.

Collabora Office ist abzugrenzen gegen die Produkte Collabora Online (Einsatz in Cloud-Umgebungen, eher für Unternehmen oder Organisationen mit eigenen Servern)  und das ältere „Collabora Office Classic“, mit klassischer LibreOffice-Oberfläche sowie kostenpflichtigem Support. 

Collabora Office  ist weitgehend kompatibel mit Microsoft-Formaten (.docx, .xlsx, .pptx) sowie dem Open Document Format. Die Oberfläche erinnert an gängige Office-Programme. Die Software ist erst seit November 2025 freigegeben und erzeugt aktuell (März 2026) stellenweise noch einen „unfertigen“ Eindruck.

SoftMaker Office NX Universal

SoftMaker Office NX Universal ist eine kostenpflichtige Office-Suite der SoftMaker Software GmbH mit Sitz in Nürnberg. Sie enthält die Programme TextMaker (Textverarbeitung), PlanMaker (Tabellenkalkulation), Presentations (Präsentationen) sowie BasicMaker (Makro-Editor, nur Windows).

Die Benutzeroberfläche kann zwischen klassischem Menü und Ribbon-Layout umgeschaltet werden. Die Software unterstützt die Microsoft-Dateiformate DOCX, XLSX und PPTX. Zusatzfunktionen sind u. a. DeepL-Übersetzung, ChatGPT-Integration, Duden-Korrektur, Zotero-Anbindung (Literaturverwaltung) und Export ins EPUB-Format. 

Die Nutzungslizenz gilt für bis zu fünf Geräte im privaten Haushalt oder ein geschäftliches Gerät. Der Preis beträgt derzeit (März 2026) 49,90 € jährlich oder 4,99 € monatlich. Die Software ist für Windows, macOS, Linux sowie als kostenlose App für Android und iOS verfügbar. Eine Cloud- oder Webversion ist nicht vorhanden, jedoch kann die Software in Cloud-Umgebungen (z. B. Nextcloud) eingebunden werden.

SoftMaker FreeOffice

Softmaker FreeOffice, teilsweise auch mit dem Zusatz 2024, ist das kostenlose Office-Paket von SoftMaker für Windows, macOS und Linux sowie als App für Android und iOS. Es umfasst TextMaker, PlanMaker und Presentations mit grundlegenden Funktionen.

Die Oberfläche ist wahlweise im Ribbon-Stil oder mit klassischen Menüs nutzbar. Die Kompatibilität mit Microsoft-Dateiformaten ist gut, komplexe Formatierungen werden jedoch teilweise vereinfacht dargestellt.

FreeOffice ist sowohl für private als auch geschäftliche Nutzung kostenlos erhältlich. Erweiterte Funktionen wie der Duden-Korrektor oder Makro-Unterstützung sind nicht enthalten. Eine Cloud- oder Webversion existiert nicht. Die mobilen Apps bieten einen eingeschränkten Funktionsumfang. FreeOffice eignet sich für den allgemeinen Einsatz im privaten oder schulischen Umfeld. Im Vergleich zu LibreOffice ist es ressourcenschonender, aber weniger umfangreich.

PDF-Bearbeitung mit LibreOffice Draw

LibreOffice Draw ermöglicht das Öffnen, Bearbeiten und Neuspeichern von PDF-Dokumenten. Nutzer können Textfelder, Zeichnungen, Formen und Kommentare hinzufügen oder bestehende Inhalte verändern. Auch die Struktur von Seiten lässt sich bearbeiten, etwa das Verschieben oder Löschen einzelner Seiten. Draw unterstützt grundlegende Funktionen wie Markierungen und Textänderungen, jedoch ohne spezialisierte Werkzeuge für digitale Signaturen oder automatische Formenerkennung. Die Software speichert bearbeitete PDFs im PDF-Standardformat ab, ohne proprietäre Erweiterungen.

Im Vergleich zu den üblichen Bürokommunikationsanwendungen, die lediglich die reine Erstellung von PDFs erlauben, bietet Draw echte Bearbeitungsmöglichkeiten. Allerdings ist die Bearbeitung in Draw im Vergleich zu speziellen Anwendungen teilweise weniger präzise bei komplexen Layouts.

PDF Annotator

PDF Annotator ist eine Bearbeitungssoftware für PDF von GRAHL software design (Deutschland). Sie läuft nur unter Microsoft Windows, mobile oder webbasierte Versionen existieren nicht. PDF Annotator ermöglicht das direkte Hinzufügen von Anmerkungen, Kommentaren, Markierungen, Zeichnungen und Signaturen in PDF-Dokumente. Es werden sowohl die Eingabe per Tastatur und Maus als auch handschriftliche Notizen mit einem Stift auf Tablet-PCs unterstützt. Alle Anmerkungen werden im Original-PDF gespeichert und sind mit Standard-PDF-Readern sichtbar. Eine regelrechte Textbearbeitung, wie in Textverarbeitungsanwendungen, ist jedoch nicht möglich. Weitere Funktionen umfassen das Einfügen von leeren Seiten, das Kombinieren und Neuordnen von Seiten sowie einen Präsentationsmodus für interaktive Besprechungen.

PDF Annotator wird als unbefristete Einzellizenz angeboten. Der Preis beträgt 79,95 € pro Nutzer. Optional kann eine Upgrade- und Support-Versicherung für 2 Jahre für einen Aufpreis hinzugefügt werden. Für Bildungseinrichtungen und Unternehmen stehen gestaffelte Volumenlizenzen zur Verfügung. Eine kostenlose 30-Tage-Testversion ist verfügbar.

SumatraPDF (Windows)

SumatraPDF ist ein besonders schlanker und schneller PDF-Reader für Windows. Das Programm wurde ursprünglich vom polnischen Entwickler Krzysztof Kowalczyk initiiert und wird heute von einer Open-Source-Gemeinschaft weiterentwickelt. Es steht unter einer freien Open-Source-Lizenz und kann kostenlos genutzt werden.

Der Schwerpunkt von SumatraPDF liegt bewusst auf Einfachheit und Geschwindigkeit: Die Oberfläche ist minimalistisch, das Programm startet sehr schnell und benötigt nur wenig Arbeitsspeicher. Neben PDF-Dateien kann SumatraPDF auch einige andere Dokument- und eBook-Formate wie EPUB, MOBI, XPS oder DjVu anzeigen.

Eine Besonderheit ist die portable Version, die ohne Installation direkt von einem USB-Stick gestartet werden kann. Dadurch eignet sich SumatraPDF besonders gut für ältere Rechner oder für Nutzer, die einen schnellen, ressourcenschonenden PDF-Betrachter ohne umfangreiche Zusatzfunktionen suchen.

MuPDF (Linux)

MuPDF ist ein sehr leichter und leistungsfähiger PDF-Viewer, der von der Firma Artifex Software sowie einer internationalen Entwicklergemeinschaft entwickelt wird. Die Software ist Open Source und steht unter der freien Lizenz GNU AGPL, sodass sie kostenlos genutzt werden kann.

MuPDF verfolgt einen ähnlichen Ansatz wie SumatraPDF: Das Programm konzentriert sich auf eine schnelle und zuverlässige Darstellung von Dokumenten und verzichtet weitgehend auf komplexe Zusatzfunktionen. Neben PDF unterstützt MuPDF auch Formate wie XPS und EPUB. Unter Linux ist der Viewer meist direkt über die Paketverwaltung der jeweiligen Distribution installierbar. Aufgrund seines geringen Ressourcenverbrauchs und seiner hohen Geschwindigkeit gilt MuPDF als einer der schlanksten PDF-Reader im Linux-Umfeld.

WordPad

In bisher allen früheren Versionen von Microsoft Windows war ein einfaches Textverarbeitungsprogramm namens „WordPad“ enthalten. Es enthält alles, um ein Textdokument mit den wichtigsten Formatierungen zu versehen, jederzeit zu überarbeiten und zu drucken. WordPad kann Dateien unter anderem im .docx-Format speichern, wenngleich nicht alle Funktionen oder Formatierungen, die in Microsoft Word möglich wären, angezeigt oder verarbeitet werden können. Für diejenigen, die nur ab und zu ein einfaches Textdokument erstellen, bearbeiten oder öffnen wollen, dürfte WordPad mit seinem Funktionsumfang ausreichen.

WordPad wurde inzwischen aus neueren Windows 11-Versionen entfernt und wird nicht mehr weiterentwickelt. Auf eigene Gefahr kann es jedoch nachinstalliert werden, eine Beschreibung finden Sie hier.

Besser ist es jedoch, die nachfolgend beschriebenen Anwendungen zu nutzen.  

AbiWord

AbiWord ist eine schlanke Textverarbeitung, die ursprünglich im Umfeld freier Desktop-Projekte entstanden ist. Das Programm ist Open Source und steht unter der GNU GPL-Lizenz, es kann also kostenlos genutzt werden. AbiWord läuft unter Linux, Windows und anderen Betriebssystemen und benötigt deutlich weniger Ressourcen als große Office-Pakete. Trotz seiner geringen Größe unterstützt es wichtige Funktionen wie Formatierungen, Tabellen, Rechtschreibprüfung und verschiedene Dokumentformate, darunter auch Microsoft-Word-Dateien. Dadurch eignet sich AbiWord gut als einfacher Ersatz für WordPad oder für ältere Rechner. Eine seriöse Quelle zum Download unter Windows  finden Sie z. B. bei heise download.

FocusWriter

FocusWriter ist ein minimalistischer Texteditor für konzentriertes Schreiben. Das Programm wurde von dem Entwickler Graeme Gott entwickelt und steht unter der GNU GPL-Lizenz als freie Software zur Verfügung. FocusWriter läuft unter Windows und Linux und ist kostenlos nutzbar. Der Editor blendet Menüs und Bedienelemente weitgehend aus und zeigt den Text im Vollbildmodus an. Dadurch entsteht eine sehr ruhige Arbeitsumgebung, die besonders für längere Texte geeignet ist. Der Funktionsumfang ist bewusst reduziert, umfasst aber grundlegende Formatierungen, automatische Speicherung und einfache Dokumentenverwaltung. Eine seriöse Quelle zum Download unter Windows  finden Sie z. B. bei heise download.