Bürokommunikation
Gegen die Macht der Digitalkonzerne – Alternative Software und Dienste – Teil 3
In Deutschland versteht man unter Bürokommunikation die Gesamtheit aller Kommunikationsprozesse und -mittel, die in einem Büro oder einer Verwaltungsumgebung eingesetzt werden, um den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und externen Partnern zu erleichtern.
Vor allem beim Erstellen und Verwalten von Inhalten spielen die sogenannten „Office-Anwendungen“ eine zentrale Rolle. Sie werden, egal ob als lokal zu installierende Anwendung oder als Dienst im Internet, in der Regel „im Paket“ angeboten und besteht in der Regel aus Anwendungen für …
- Textverarbeitung
- Tabellenkalkulation
- Präsentationsgrafik
Einige Produkte verfügen auch über Anwendungen / Funktionen für …
- Datenbankverwaltung
- Grafik / Zeichnen / Bildbearbeitung
- Online-Zusammenarbeit
- Projektmanagement
- Videokonferenzen
- Kommunikation / Kalender-/Terminverwaltung / Aufgabenverwaltung / Adressverwaltung; diese werden auch als Personal Information Manager – PIM bezeichnet.
Werden diese Dienstleistungen online angeboten, werden sie oft als „Groupware“ (Gruppen-Software) oder „Collaboration Suite“ (Internet-Kollaborationssoftware) bezeichnet (lesen Sie dazu unten mehr).
Bürosoftware / Office-Anwendungen
LibreOffice / OpenOffice
LibreOffice ist ein freies Open-Source-Projekt, das von der gemeinnützigen Organisation ‚The Document Foundation‘ entwickelt und gepflegt wird. Es hat keine kommerzielle Muttergesellschaft. LibreOffice hat einen ähnlichen Funktionsumfang wie Microsoft Office und bietet die klassischen Anwendungsfunktionen im Büroumfeld, verfügt aber nicht über einen Microsoft Outlook vergleichbaren Personal Information Manager – PIM. Angesichts der großen Zahl von Alternativen zu Microsoft Outlook (siehe z. B. Thunderbird) stellt dies aber keinen Nachteil dar.
Bei sehr komplexen Dokumenten mit speziellen Formatierungen, Makros oder fortgeschrittenen Funktionen aus Microsoft Office kann es nach dem Import Microsoft Office-Dateien in LibreOffice zu kleineren Abweichungen oder Darstellungsfehlern kommen. In solchen Fällen sind manuelle Anpassungen erforderlich.
Die Benutzeroberfläche von LibreOffice ähnelt der von Microsoft Office. LibreOffice unterstützt nativ das offene OpenDocument-Format (ODF), kann aber auch nahtlos Microsoft Office-Formate wie .docx, .xlsx und .pptx importieren und exportieren.
Es gibt (online abrufbar bzw. zum Download) Handbücher und darüber hinaus viele Hilfe-Funktionen, wie ein Hilfesystem (Wiki), eine Chat-Funktion, Videos und sogar Übungsaufgaben für diejenigen, die die Benutzung von LibreOffice methodischer erlernen möchten.
Im Vergleich mit OpenOffice bietet LibreOffice mehr Funktionen, bessere Kompatibilität mit Microsoft Office und häufigere Updates, während OpenOffice durch geringeren Speicherverbrauch und weniger häufige Updates punkten kann.
Eine ausführlichere Beschreibung sowie einen Vergleich mit Open Office finden Sie in einer eigenen Seite.
Das Land Schleswig-Holstein wird LibreOffice auf ca. 30.000 Arbeitsplätzen in der Landesverwaltung einsetzen.
OnlyOffice
OnlyOffice ist keine Open-Source-Software. Es wird unter einer unternehmenseigenen Lizenz vertrieben, wobei es sowohl eine kostenlose Community-Edition als auch kommerzielle Editionen gibt. OnlyOffice hat einen ähnlichen, insgesamt jedoch deutlich geringeren Funktionsumfang als Microsoft Office oder LibreOffice. OnlyOffice enthält keinen Microsoft Outlook vergleichbaren Personal Information Manager – PIM.
OnlyOffice kann sowohl als Cloud-Lösung als auch lokal auf dem Desktop installiert werden. Die Integration in Cloud-Dienste wie Nextcloud ist ebenfalls möglich. OnlyOffice ermöglicht somit die Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten von verschiedenen Geräten aus.
Die Benutzeroberfläche von OnlyOffice ist schlichter und übersichtlicher als die von Microsoft Office oder LibreOffice. OnlyOffice kann Microsoft Office-Formate wie .docx, .xlsx etc. importieren und exportieren. Es gibt auf der Webseite des Unternehmens viele Hilfe-Funktionen, die auch in deutscher Sprache verfügbar sind.
Eine ausführlichere Beschreibung finden Sie in einer eigenen Seite.
WordPad
In bisher allen Versionen von Microsoft Windows ist ein einfaches Textverarbeitungsprogramm namens „WordPad“ enthalten. Es enthält alles, um ein Textdokument mit den wichtigsten Formatierungen zu versehen, jederzeit zu überarbeiten und zu drucken. WordPad kann Dateien unter anderem im .docx-Format speichern, wenngleich nicht alle Funktionen oder Formatierungen, die in Microsoft Word möglich wären, angezeigt oder verarbeitet werden können. Für diejenigen, die nur ab und zu ein einfaches Textdokument erstellen, bearbeiten oder öffnen wollen, dürfte WordPad mit seinem Funktionsumfang ausreichen.
WordPad wird eventuell aus späteren Windows 11-Versionen entfernt.
Personal Information Manager (PIM) / E-Mail
Ein Personal Information Manager (PIM) dient der Verwaltung und Organisation persönlicher Informationen. Dazu gehören typischer Weise E-Mails, Termine / Kalender, Aufgaben und Kontakte. Bekannte Beispiele für PIMs sind Microsoft Outlook, Thunderbird, eM-Client und viele weitere Produkte.
Die wahrscheinlich am häufigsten genutzte Funktion von PIMs ist das Empfangen und Versenden von E-Mails.
E-Mail funktioniert durch das Senden von Nachrichten über ein Netzwerk, meistens das Internet, von einem Absender zu einem Empfänger. Die Adressierung von E-Mails setzt eine im Netzwerk eindeutige E-Mail-Adresse voraus, die in einem E-Mail-Konto angelegt wird.
Versand und Empfang von E-Mails erfolgen grundsätzlich über zentrale Komponenten im Netz, die sogenannten Server. Nachrichten werden vom Absender grundsätzlich in einer auf dem Endgerät installierten Anwendung, dem E-Mail-Client, erstellt, gelesen und verwaltet.
In einem Netzwerk bezieht sich der Begriff Server auf eine Anwendung oder eine physische Komponente, die Ressourcen, Dienste oder Daten für andere Computer bereitstellt. Ein Client ist ein Endgerät oder eine Anwendung, die auf diese Ressourcen oder Dienste zugreift und sie nutzt.
Im Netzwerk erfolgt der Transport der Nachrichten mittels verschiedener Protokolle bzw. Server. Der Versand von E-Mails erfolgt mit dem Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) zunächst über den SMTP-Server, der dem E-Mail-Konto des Absenders zugewiesen ist. Dieser Server leitet die Nachricht an den SMTP-Server des Empfänger-E-Mail-Kontos weiter. Der Empfänger holt die Nachricht vom Server seines E-Mail-Kontos über IMAP (Internet Message Access Protocol) oder POP3 (Post Office Protocol) ab.
Der Internetdienst E-Mail erfordert, dass Anwendungen auf Endgeräten sowie auf Servern im Wesentlichen in der Lage sind, die versandten Inhalte entsprechend den weltweiten Standards korrekt darzustellen, die Adressierungsregeln umzusetzen und dabei die standardisierten Protokolle zu nutzen. Hersteller und Art von Hardware, Betriebssystemen, Anwendungen oder der Internetverbindung sind zweitrangig, sofern sie den zuvor genannten Anforderungen entsprechen.
Über E-Mail hinusgehende Funktionen in PIMs, wie Kalenderverwaltung, Terminvereinbarung, Aufgabenverwaltung und –zuweisung sind zwar grundsätzlich auch über standardisierte Protokolle und Schnittstellen nutzbar. In diesem Nutzungssegment unterstützen jedoch viele Anbieter von Anwendungen und Diensten nur oder hauptsächlich firmeneigene (proprietäre) Standards. Ein Beispiel hierfür ist Microsoft Exchange. Viele der genannten Funktionen können in solchen Fällen nur in eingeschränktem Maße oder auch überhaupt nicht netz- und anwendungsübergreifend genutzt werden.
Microsoft Exchange ist eine E-Mail- und Kalender-Serverlösung, die von Microsoft entwickelt wurde. Es bietet umfassende Funktionen für E-Mail-Verwaltung, Kalender- und Terminplanung, Aufgabenverwaltung und Kontaktspeicherung. Die vollständige Nutzung aller Exchange-Funktionen, wie beispielsweise erweiterte Kalenderfunktionen, Aufgabenverwaltung und die nahtlose Integration von Kontakten, ist am besten mit Microsoft-Anwendungen wie Outlook möglich. Diese Anwendungen sind speziell darauf ausgelegt, die erweiterten Funktionen und Protokolle von Exchange vollständig zu unterstützen. Andere Anwendungen können grundlegende E-Mail- und Kalenderfunktionen nutzen, jedoch meist ohne die vollständige Integration und Funktionalität, die Microsoft-Programme bieten.
Microsoft Outlook ist eine umfassende Personal Information Manager (PIM) Software, die E-Mail-Kommunikation, Kalender- und Terminverwaltung, Aufgabenmanagement und Kontaktverwaltung integriert. Es ist, abgesehen von den für den Privatgebrauch angebotenen, preisgünstigen Varianten, Teil des für Geschäftszwecke vertriebenen Microsoft Office-Pakets und bietet Funktionen zur Verwaltung persönlicher und geschäftlicher Informationen. Während Outlook grundlegende Funktionen eigenständig bietet, entfaltet es seine volle Leistungsfähigkeit im Zusammenspiel mit anderen Microsoft-Anwendungen wie Exchange Server für E-Mail-Hosting, SharePoint für Zusammenarbeit und OneDrive für Dateispeicherung und -freigabe. Diese Integration ermöglicht eine nahtlose Synchronisation und erweiterte Funktionen wie gemeinsame Kalender, Teamaufgaben und verbesserte Sicherheitsfeatures. Ohne diese Microsoft-Ökosystem-Komponenten sind einige erweiterte Funktionen und die optimale Benutzererfahrung eingeschränkt.
Der Produktname „Outlook“ ist keinesfalls eindeutig. Es gibt die lokal zu installierende Anwendung Outlook, die in der Regel als Teil der Microsoft Office-Suite vertrieben wird. Outlook ist zudem der Name verschiedener Internetdienste von Microsoft, die häufig der E-Mail-Kommunikation dienen, aber auch weitere Funktionen in Zusammenhang mit dem Online-Angebot des Unternehmens anbieten. Outlook ist zudem der neue Name der bisherigen, lokal zu installierenden Anwendung „Microsoft Mail“, die aber einen geringeren Funktionsumfang als die Anwendung hat, die als Teil der Office-Suite vertrieben wird.
Das von Microsoft seit Frühjahr 2024 angebotene „neue Outlook“ hat dem Unternehmen teils massive Kritik eingebracht, weil dabei ungefragt Kontodaten, Passwörter, E-Mails und andere Daten auf die Microsoft-Server übertragen wurden.
E-Mail-Anwendungen
Einige Nutzer verwenden lokal installierte E-Mail-Anwendungen oder Mobilfunk-Apps als E-Mail-Clients. Andere setzen auf das von den meisten E-Mail-Diensteanbietern zur Verfügung gestellte Web-Mail. Dabei wird als lokale Anwendung auf dem Endgerät ein Browser genutzt; lesen, verwalten versenden von E-Mails findet im E-Mail-Konto über eine Webseite , die auf einem Server betrieben wird, statt. Entscheidend für eine weltweit funktionierende E-Mail-Kommunikation über das Internet ist letztlich immer eine entsprechende Interoperabilität der Komponenten.
Thunderbird
Thunderbird ist ein Personal Information Manager, der hauptsächlich für die Abwicklung von E-Mail verwendet wird, darüber hinaus aber auch Kalender- und Terminverwaltung, Aufgabenmanagement und Kontaktverwaltung integriert. Als freie und quelloffene Software gibt es auch viele Abspaltungen (sog. „forks“), wie z. B. „Betterbird“. Für Nutzer von Mobilgeräten unter Android ist evtl. interessant, dass die dort sehr beliebte E-Mail-App „K-9 Mail“ später unter dem Namen „Thunderbird vertrieben werden soll.
Thunderbird ist eine freie und quelloffene Software, die unter der Mozilla Public License v2.0 veröffentlicht und von in einer gemeinnützigen Tochtergesellschaft der Mozilla Foundation entwickelt und gepflegt wird.
Thunderbird hat eine benutzerfreundliche Oberfläche mit klassischen Menüs und Symbolleisten im Gegensatz zum Ribbon-Menü von Outlook. Manche Nutzer empfinden die Benutzeroberfläche als schlanker und übersichtlicher gestaltet als die von Outlook.
Thunderbird erhält regelmäßige Aktualisierungen und Sicherheitsupdates. Die Entwicklung ist durch die Open-Source-Community langfristig gesichert, auch wenn es zwischenzeitlich Phasen mit weniger Ressourcen gab.
Thunderbird unterstützt gängige E-Mail-Formate wie EML, MBOX und kann E-Mails auch als TXT, HTML oder PDF exportieren. Der Import aus anderen E-Mail-Programmen wie Outlook ist möglich.
Thunderbird bietet grundsätzlich die Möglichkeit, auf Microsoft Exchange-Server zuzugreifen und Exchange-Konten zu nutzen. Allerdings ist die direkte Unterstützung für Exchange in Thunderbird etwas eingeschränkt. Erst mit der Version 130 vom Juli 2024 können ohne Add-Ons E-Mail-Funktionen wie das Einrichten von Exchange-Konten, das Senden, Empfangen und Lesen von E-Mails genutzt werden. Für die Synchronisation von Kalendern und Kontakten mit dem Exchange-Server müssen zusätzliche Add-ons wie TbSync installiert werden.
Thunderbird bietet verschiedene Sicherheitsfeatures wie E-Mail-Verschlüsselung, Phishing-Schutz, Passwort-Manager und die Möglichkeit, JavaScript und externe Inhalte zu blockieren. Durch Open-Source und regelmäßige Updates wird auf Sicherheitslücken reagiert.
Als Open-Source-Programm sammelt Thunderbird keine persönlichen Daten und enthält keine Werbung oder Tracking-Funktionen. Es gibt eine „Do-not-track“-Option.
Thunderbird bietet als Open-Source-Anwendung die Möglichkeit der freien Entwicklung und Veröffentlichung von Erweiterungen der Funktionalität und Benutzeroberfläche. Diese „Add-Ons und Themes“ stehen in sehr großer Zahl zur Verfügung. Allerdings sollte beachtet werden, dass diese Erweiterungen in der Regel nicht vom zentralen Entwicklerteam von Thunderbird, sondern von freien Entwicklern stammen. Sie sind daher nicht immer sofort und manchmal auch überhaupt nicht mit neuen Thunderbird-Funktionen, die relativ häufig herausgegeben werden, kompatibel. Eine gewisse Zurückhaltung bei der Installation von Erweiterungen, die mit den wesentlichen Funktionen zusammenhängen, ist daher angeraten.
FairEmail
FairEmail ist eine Open-Source-E-Mail-App für Android, die sich auf Datenschutz, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit konzentriert.
Entwickler – FairEmail wird von dem unabhängigen Entwickler Marcel Bokhorst, der auch andere Open-Source-Projekte betreut, entwickelt und gepflegt.
Lizenz – FairEmail ist unter der GNU General Public License (GPL) v3 lizenziert. D.h., der Quellcode ist frei verfügbar und kann modifiziert sowie verteilt werden, solange die Lizenzbedingungen eingehalten werden.
Benutzeroberfläche – Die Benutzeroberfläche von FairEmail ist schlicht und funktional gestaltet. Sie bietet eine intuitive Navigation und mehrere Layout-Optionen. Das Einrichten von mehreren E-Mail-Konten erscheint anfänglich etwas umständlich, ist letztlich aber einfach und klar strukturiert.
Aktualisierungen und Sicherheitsupdates – FairEmail erhält regelmäßige Updates, um neue Funktionen zu implementieren und Sicherheitslücken zu schließen. Der Entwickler ist aktiv und reagiert schnell auf Sicherheitsprobleme.
Kompatibilität, auch zu Exchange – FairEmail unterstützt die gängigen E-Mail-Protokolle IMAP und POP3 und bietet eingeschränkte Unterstützung für Exchange-Konten über das IMAP-Protokoll, aber keine native Unterstützung für Exchange ActiveSync.
IT-Sicherheit – FairEmail legt Wert auf Sicherheit und bietet Funktionen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (PGP), sichere Speicherung von Daten und Unterstützung für OAuth2 (Passkeys) zur sicheren Authentifizierung.
Schutz der Privatsphäre – Die App sammelt keine unnötigen Daten und ermöglicht es Benutzern, ihre E-Mails vollständig lokal zu speichern.
Hilfe, Dokumentation oder Benutzerunterstützung – FairEmail bietet eine Dokumentation, die häufig gestellte Fragen (FAQs) und Anleitungen umfasst.
K9-Mail
K9-Mail ist eine Open-Source-E-Mail-App für Android, mit den Schwerpunkten Einfachheit, Klarheit, Datenschutz und Sicherheit.
Entwickler – Ursprünglich von einer Gemeinschaft von Entwicklern betreut, wird K-9 Mail seit 2022 von Mozilla weiterentwickelt.
Lizenz – K-9 Mail steht unter der Apache License 2.0, einer freien und Open-Source-Softwarelizenz, die sowohl kommerzielle als auch nicht-kommerzielle Nutzung erlaubt.
Benutzeroberfläche – Die Benutzeroberfläche ist funktional gestaltet, wobei der Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit liegt. Es gibt zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten, um die App individuellen Bedürfnissen anzupassen.
Aktualisierungen und Sicherheitsupdates – K-9 Mail erhält regelmäßige Updates, die Fehlerbehebungen, neue Funktionen und Sicherheitsverbesserungen beinhalten. Sicherheitsupdates werden priorisiert, um sicherzustellen, dass die App stets den aktuellen Sicherheitsstandards entspricht.
Kompatibilität – Die App unterstützt die gängigen E-Mail-Protokolle IMAP, POP3 und SMTP.
Kompatibilität mit Microsoft Exchange ist eingeschränkt und erfordert in der Regel zusätzliche Konfigurationen oder Plugins.
IT-Sicherheit – K-9 Mail bietet Unterstützung für Verschlüsselung mittels OpenPGP, um die Sicherheit der E-Mail-Kommunikation zu gewährleisten.
Schutz der Privatsphäre – Es werden keine Daten an Dritte weitergegeben. Die Open-Source-Natur der App ermöglicht es jedem, den Quellcode zu überprüfen und sicherzustellen, dass keine unerwünschten Datenflüsse stattfinden.
Hilfe, Dokumentation und Benutzerunterstützung – Es gibt eine Dokumentation und eine aktive Community, die Unterstützung bietet. Hilfe ist über Foren, Mailinglisten und GitHub verfügbar, wo Benutzer Fragen stellen und Probleme melden können.
Weiterentwicklung durch Mozilla und Bezug zu Thunderbird – Mozilla hat angekündigt, K-9 Mail weiterzuentwickeln und langfristig in die Marke Thunderbird zu integrieren,
E-Mail-Dienste für Private, kleinere Organisationen oder Unternehmen
Die meisten Anbieter in diesem Segment bieten neben E-Mail-Funktionalitäten auch Funktionen für:
- Kalender
- Adressbuch/Kontaktverwaltung
- Aufgabenplaner/-Management
- Online Office-Anwendungen (z.B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, …)
- Online-Zusammenarbeit
- Videokonferenzen
Mit den integrierten Dienste können Nutzer verschiedene Aspekte ihrer Arbeit und Kommunikation in einer einzigen Plattform verwalten. Sie sind besonders nützlich für Private, kleinere Vereine oder Teams und Unternehmen, die eine sichere und datenschutzfreundliche Alternative zu den Angeboten der Großkonzerne suchen.
Für einen effektiven Schutz der Privatsphäre wird dringend empfohlen, auf Leistungsmerkmale wie „alternative E-Mail-Adressen“ und „temporäre E-Mail-Adressen“ zu achten. Dieses „Mehr“ an Funktionalität gegenüber einem einfachen E-Mail-Konto mit einer E-Mail-Adresse bei gleichzeitig hohem Schutzniveau kann niemand seriös auf Dauer kostenlos anbieten.
Das gute E-Mail-Konto
- Wird mit einer angemessenen Summe Geld bezahlt (1,00 – 5,00 € / Monat)
- Ist unabhängig von anderen Diensten (Internetzugang, Telefonvertrag, Dienste-Abonnement, …)
- Versendet keine Werbung / wirbt nicht für andere Angebote / liest Kommunikation nicht mit / wertet sie nicht aus
- Wird im Anwendungsbereich europäischer Datenschutzregelungen betrieben
- Bietet mehrere Alias-E-Mail-Adressen
- Bietet temporäre E-Mail-Adressen
- Bietet weitere Dienste, wie Messenger, Videokonferenz usw. nach weltweitem Standard an
Die Stiftung Warentest hat (wenn auch vor längerem) verschiedene E-Mail-Diensteanbieter getestet, die ihre Dienste zu fairen Preisen immer noch anbieten.
Beispielhafte Auswahl alternativer E-Mail-Dienste
mailbox.org – Deutscher Anbieter von Kommunikationsdiensten (E-Mail, Messenger, Kalender, Adressbuch, Videokonferenz, …) – Testsieger bei Stiftung Warentest – für 30 Tage zum Ausprobieren kostenlos, kostenpflichtig; ab 1 EUR / Monat – mailbox.org
POSTEO – Deutscher Anbieter von Kommunikationsdiensten (E-Mail, Kalender, Adressbuch) – Testsieger bei Stiftung Warentest – kostenpflichtig; ab 1 EUR / Monat – posteo.de
Tutanota – Deutscher Anbieter von Kommunikationsdiensten (E-Mail, Kalender, Adressbuch) – eigenes Verschlüsselungskonzept – Konto für rein private Nutzung mit geringem Funktionsumfang kostenlos, kostenpflichtig für mehr Leistung oder geschäftliche Nutzung; ab 1 EUR / Monat – tuta.com/de
ProtonMail – Schweizer Anbieter von Kommunikationsdiensten (E-Mail, Kalender, Adressbuch) – Konto mit geringem Funktionsumfang kostenlos, kostenpflichtig für mehr Leistung oder geschäftliche Nutzung; ab 3,99 EUR / Monat – protonmail.com/de
Mailfence – Belgischer Anbieter von Kommunikationsdiensten (E-Mail, Kalender, Adressbuch) – eigenes Verschlüsselungskonzept – Konto mit einfachem Funktionsumfang kostenlos, kostenpflichtig für mehr Leistung; ab 3,50 EUR / Monat – mailfence.com
Videokonferenzen
Nicht zuletzt wegen der Corona-Pandemie haben Videokonferenzsysteme große Bedeutung in der Freizeit, im Beruf und in der Bildung erfahren, da sie es Menschen ermöglichen, unabhängig von ihrem geografischen Standort miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. In der Freizeit werden sie oft genutzt, um mit Freunden und Familie in Kontakt zu bleiben, während sie im Beruf die Durchführung von Meetings, Präsentationen und kollaborativen Projekten erleichtern. In der Bildung gewährleisten sie z. B. virtuelle Klassenzimmer und Seminare, die den Zugang zu Bildung unabhängig von physischer Anwesenheit gewährleisten.
Kritik an den Systemen der Marktführer wie Microsoft Teams, Zoom und Google Meet konzentriert sich häufig auf Datenschutz- und Sicherheitsbedenken. Es gibt Vorwürfe bezüglich einer unzureichenden Verschlüsselung, von Datenlecks und der Weitergabe von Benutzerdaten an Dritte.
Unter den Gesichtspunkten der Wahlfreiheit, Sicherheit und des Schutzes der Privatsphäre bieten sich durchaus Alternativen an. Bei diesen sollte wie beim Dienst E-Mail darauf geachtet werden, welche Freiheiten der auf einem bestimmten Protokoll bzw. einer Server-Software basierende Dienst den Nutzern bei der Auswahl der lokalen Anwendungen lässt. Im Idealfall ist auf den Endgeräten lediglich ein Browser erforderlich. Die empfohlenen Alternativen basieren auf den Server-Anwendungen Jitsi Meet, BigBlueButton oder Nextcloud Talk und lassen sich auch auf eigenen Servern installieren und betreiben.
Viele Diensteanbieter integrieren Videokonferenzlösungen kostenlos in ihr sonstiges Diensteangebot (z. B. im Messenger Threema, im Browser bzw. dessen Herausgeber Brave oder bei mailbox.org). Darüberhinaus gibt es viele kostenlose regionale oder lokale Angebote für die private Nutzung.
Beispielhafte Auswahl kostenloser Videokonferenzdienste für die private Nutzung
Kostenlose Videokonferenzdienste für Bürger der Städte
- Bruchsal – „Brusl Babbld!“ – brusl-babbld.bruchsal.de
- Stutensee – „Milchl@dle 4.0“ – konferenz.stutensee.de
- Bretten – „Peter ruft Paul“ – konferenz.bretten.de
technisch auf Jitsi Meet basierend
senfcall.de – Kostenloser für Private; betrieben von Studierenden in Karlsruhe und Darmstadt auf technischer Basis von BigBlueButton – senfcall.de
sichere-videokonferenz.de – Kostenloser Videokonferenzdienst; finanziert sich nach eigenen Angaben durch Spenden und ausgewählte Unternehmenskunden – sichere-videokonferenz.de
Groupware / Collaboration Suites für größere Teams oder Unternehmen
Groupware, auch als Collaboration Suites bekannt, unterstützen die Zusammenarbeit und Kommunikation in Teams und Organisationen. Sie bieten neben dem Dienst E-Mail vor allem Funktionen für die Online-Zusammenarbeit. Dazu gehören oft gemeinsame Kalender, Aufgabenverwaltung, Dokumentenmanagement, Projektmanagement, Dateimanagement, Arbeitsorganisation und Echtzeitkommunikation (Chat, Videokonferenzen). Bekannte Groupware-Systeme sind Microsoft Teams oder Google Workspace. Es gibt jedoch auch viele Alternativen.
Alternative Collaboration Suites
Alternativen zu den Kollaborationsplattformen der Großkonzerne und Marktführer, die hinsichtlich Wahlfreiheit und professioneller Anwendung betrachtet werden können. Zumeist handelt es sich um Open-Source-Lösungen mit Selbst-Hosting-Option.
Schwerpunkt Kommunikation
Rocket.Chat
- Beschreibung: Eine Open-Source-Kollaborationsplattform für Teamkommunikation.
- Funktionen: Text-, Sprach- und Video-Chats, Dateiübertragungen, Integrationen mit anderen Tools.
- Vorteile: Flexibilität durch offene API, selbst gehostet für volle Kontrolle über Daten.
Jitsi
- Beschreibung: Eine Open-Source-Videokonferenzlösung.
- Funktionen: Video- und Audiokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Chat.
- Vorteile: Keine Softwareinstallation erforderlich, hoher Datenschutz durch selbst gehostete Option.
Mattermost
- Beschreibung: Eine Open-Source-Messaging-Plattform für Teams.
- Funktionen: Direktnachrichten, Gruppenchat, Dateifreigabe, Integrationen mit DevOps-Tools.
- Vorteile: Selbst gehostet möglich, hohe Anpassungsfähigkeit, starke Integrationsmöglichkeiten.
Zulip
- Beschreibung: Ein Open-Source-Messaging-Tool für Teams, das sich durch seine Thread-basierte Struktur auszeichnet.
- Funktionen: Echtzeitkommunikation, Threaded Conversations, Integrationen mit vielen Drittanbieter-Tools.
- Vorteile: Effiziente Kommunikation durch Thread-basierte Nachrichten, selbst gehostet für maximale Datensicherheit.
mailbox.org
- Beschreibung: kostenpflichtige, aber sichere und datenschutzfreundliche E-Mail-Lösung mit umfassendem Funktionsumfang; Angebote für Private und Unternehmen
- Funktionen: E-Mail-Dienste, Kalender- und Adressbuchverwaltung, Online-Office-Anwendungen sowie Datei-Speicher und -Freigabe. Kollaborationstools wie Team-Mailkonten und gemeinsam genutzte Kalender.
- Vorteile: Deutsches Unternehmen mit Sitz in Berlin; hohe Sicherheitsstandards mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und strikten Datenschutzrichtlinien; Testsieger bei Stiftung Warentest
Schwerpunkt gemeinsame Dokumentenbearbeitung
CryptPad
- Beschreibung: Eine Open-Source-Plattform für kollaborative Online-Dokumente.
- Funktionen: Gemeinsame Bearbeitung von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und mehr.
- Vorteile: End-to-End-Verschlüsselung, hohe Datenschutzstandards, keine Registrierung erforderlich.
OnlyOffice
- Beschreibung: Eine Office-Suite und Kollaborationsplattform, die sich auf die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten konzentriert.
- Funktionen: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen, CRM, Projektmanagement.
- Vorteile: Integration mit Nextcloud, hohe Anpassungsfähigkeit, selbst gehostet möglich.
Etherpad
- Beschreibung: Ein Open-Source-Tool für die Echtzeit-Kollaboration an Textdokumenten.
- Funktionen: Gemeinsame Bearbeitung von Textdokumenten, Versionierung, Plugins für zusätzliche Funktionen.
- Vorteile: Sehr leichtgewichtig, einfache Integration, selbst gehostet für vollständige Datenkontrolle.
Schwerpunkt Projektmanagement / Organisation / Dateimanagement
Nextcloud
- Beschreibung: Eine Open-Source-Plattform für Datei-Synchronisation und -Freigabe sowie Kollaboration.
- Funktionen: Dateien teilen und synchronisieren, Kalender und Kontakte, Kollaborationstools wie Deck (Projektmanagement) und Talk (Video- und Audioanrufe).
- Vorteile: Hohe Datensicherheit und Datenschutz durch selbst gehostete Lösungen, umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten.
Taiga
- Beschreibung: Eine Open-Source-Plattform für Projektmanagement.
- Funktionen: Kanban, Scrum, Issue Tracking, Zeiterfassung.
- Vorteile: Flexibel, Open Source, viele Integrationsmöglichkeiten, selbst gehostet möglich.